e-Factura

Totul despre factura electronica

Factura electronica a devenit obligatorie incepand cu data de 1 aprilie 2022 pentru firmele de turism care acepta ca plata de la clienti vouchere de vacanta si de la 1 iulie 2022 pentru firmele care comercializeaza produse cu risc fiscal ridicat.

Transmiterea facturii electronice in   sistemul  RO e-Factura, se face prin Spatiul Virtual Privat, unde se incarca un fisier XML generat de softurile de contabilitate, iar dupa aplicarea sigiliului Ministerului de Finate, XML ul este pus la dispozitia destinatarului(clientului), care este notificat si care poate descarca  exemplarul original al facturii electronice.

Pentru ca este o practica noua si sunt foarte multe intrebari care se pun zilele acestea cu privire la tot ce presupune sistemul RO e-Factura, am incercat sa raspundem la cele mai reprezentative dintre ele, astfel:

1. Care sunt dispozitiile legale  care reglementeaza sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România?

Prin dispozitiile  ORDONANȚEI DE URGENȚĂ nr. 120 din 4 octombrie 2021 s-au reglemenat administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România.

2. Ce este factura electronica?

Factură electronică – factura emisă, transmisă și primită  este un fisier  structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată.

3. Care este exemplarul original al facturii electronice?

Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, dupa verificarea structurii fisierului incarcat de emitent.

4. Daca transmit factura electronica destinatarului in relatia B2B, mai tiparesc si factura pe hartie cum procedam pana acum?

Nu, daca destinatarul facturii electronice(in relatia B2B) dispune de un soft care poate face conversia fisierului XML incarcat  in sistemul RO e-Factura, intr-un format care sa ii permita citirea si listarea facturii. Conversia fisierului XML trebuie sa asigura integritatea continutului facturii electronice.

Daca destinatarul facturii electronice, nu dispune de softuri care sa faca conversia fisierului XML, factura trebuie sa-i fie inmanata si in sistem clasic, casi pana acum.

5. Daca transmit factura electronica destinatarului in relatia B2G, mai tiparesc si factura pe hartie cum procedam pana acum?

Nu,  in relatia B2G, daca destinatarul a optat pentru transmiterea facturilor prin sistemul national RO e-Factura, are oblihgatia de a emite DOAR facturi electronice, deoarece destinatarii facturilor electronice emise în relaţia B2G care nu dispun de o aplicaţie de conversie pot utiliza aplicaţia informatică pusă la dispoziţie de Ministerul Finanțelor, prin Centrul Național de Informații Financiare, la momentul operaţionalizării sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura.

6. Cine trebuie sa transmita factura electronica?

Factura electronica devine obligatorie de la  :

• 1 aprilie 2022 pentru firmele care activeaza in domeniul turistic si accepta ca plata serviciilor vouchere de vacanta;
• 1 iulie 2022 pentru furnizorii de produse cu risc fiscal ridicat  care sunt  obligații să transmită facturile emise în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistrați în Registrul RO e-Factura.

7. Care sunt produsele cu risc fiscal ridicat?

Lista produselor  cu risc fiscal ridicat sunt prevazute  in Ordinul 12/2022.

Conform Ordinului, produsele cu risc fiscal ridicat sunt următoarele:

• Legume inclusiv legume comestibile și anumite rădăcini și tuberculi
• Fructe inclusiv fructe comestibile și fructe cu coajă lemnoasă; coajă de citrice sau de pepeni
• Băuturi alcoolice
• Construcții noi inclusiv părți de construcții precum și terenurile pe care sunt construite respectivele construcții
• Produse minerale: apa minerală naturală, nisipuri naturale de orice fel, chiar colorate, pietriș, prundiș, pietre concasate;
• Imbracăminte și încălțăminte: în această categorie sunt incluse mai multe coduri NC din lista de produse cu risc fiscal ridicat.

8. Care sunt partenerii/clientii carora trebuie sa le emit factura electronica?

Factura electronica se emite catre doua categorii de parteneri/clienti:

1. Autoritatile contractante(institutii publice, ministere, primarii,scoli, spitale, etc-toti cei care sunt autorizati sa daca achizitii publice)- relatia B2G.
2. Operatori economici (societati comerciale)-relatia B2B.

9. Ce inseamna relatia B2G?

Relatia B2G reprezinta relatia  comerciala dintre un operator economic( o societate comerciala/o firma) si o autoriatate contractanta( institutie publica).

10. Ce inseamna relatia B2B?

Relatia B2B reprezinta relatia comerciala dintre doi operatori economici (doua societati comerciale/firme).

11. Ce trebuie sa fac, daca sunt un operator economic si trebuie sa transmit factura electronica in relatia B2G, cu o institutie publica?

Pentru a putea transmite factura electronica in relatia B2G prin sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, un operator economic(o firma), trebuie doar sa aiba acces la Spatiul Virtual Privat.

12. Ce trebuie sa fac daca sunt un operator economic si trebuie sa transmit factura electronica in relatia B2B, unui alt operator economic(unei alte firme)?

Pentru a putea transmite factura electronica in relatia B2B prin sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, un operator economic(o firma), trebuie pe langa  accesul in  Spatiul Virtual Privat sa se înregistreze  în Registrul RO e-Factura.

13. Cum ma inregistrez in Registrul RO e-Factura?

Inregistrarea in Registrul RO e-Factura se face in urma depunerii Formularului 084. In prezent Formularul 084 se depune printr-o simpla accesare, din SPV.

14. Cat dureaza  inregistrare in Registrul RO e-Factura?

Dupa depunerea Formularului 084, operatorul economic care a optat pentru utilizarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura este înscris în Registrul RO e-Factura începând cu data de 1 a lunii următoare exercitării opțiunii.

15. Daca ma inregistrez in sistemului național privind factura electronică RO e-Factura ca emitent, trebuie sa ma inregistresz si ca destinatar?

Nu, de la momentul înscrierii în Registrul RO e-Factura, emitentul dobândește și calitatea de destinatar.

16. Care este tremenul de incarcare a facturii electronice in sistemul RO e-Factura?

In momentul de fata, nu este prevazut un termen de incarcare a facturii electronice in sistemul RO e-Factura.

17. Dupa ce incarc factura electronica in sistemul RO e- Factura, il anunt pe destinatar(pe clientul meu)?

Nu, dupa incarcarea facturii electronice  in sistemul RO e-Factura, aceasta este verificata daca respecta structura prevazuta de lege, dupa care i se aplica sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor.

Aplicarea sigiliului electronic al Ministerului Finanțelor atestă primirea acesteia în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura conform procedurii.

Data comunicării este accesibilă în sistem și emitentului facturii electronice.

18. Care este considerata data transmiterii facturii electronice catre destinatar/client?

Data transmiterii facturii electronice catre destinatar(client), data comunicarii facturii elctronice,  este considerata data la care la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, dupa verificarea structurii si aplicarea sigiliului Ministerului Finantelor.

19. Ce se intampla daca factura electronica nu respecta structura prevazuta de lege?

În situația în care factura electronică transmisă nu respectă structura prevăzută de lege, emitentul primește mesaj cu erorile identificate. După corectarea erorilor identificate, factura electronică se transmite în cadrul aceluiași sistem național privind factura electronică RO e-Factura.

20. Daca destinatarul (clientul meu) nu este de acord cu factura, o poate refuza, returna?

Nu, factura electronică comunicată destinatarului nu se poate returna, refuza în sistemul național privind factura electronică RO eFactura.

În situația unei facturi electronice asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice, inclusiv în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, prin înscrierea unui mesaj în acest sens.

21.Cum corectez o factura transmisa prin sistemul RO e-Factura?

Daca destinatarul(clientul) facturii are obiectii cu privire la factura, emitentul facturii trebuie sa procedeze casi pana acum conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, adica ori storneaza factura emisa si contestata si emite o alta factura, ori emite o singura factura cu semnul minus pentru pozitiile de corectat si cu semnul plus pentru poziitiile corectate, tianand cont de obiectiile clientului.

Factura corectata urmeaza aceeasi procedura de transmitere in sistemul RO e-Factura.

22. Pot incarca  in sistemul RO e-Factura mai multe facturi electronice odata, le pot grupa?

Nu, in sistem se incarca cate o singura factura o data.